Vad betyder omfattning egentligen

En företagare sitter på sitt kontor och tittar på ett nytt projekt som ska starta nästa vecka. Innan det börjar måste de veta en viktig sak: vad betyder omfattning för detta projekt? Omfattning beskriver hur stort något är hur många personer det berör, hur mycket pengar det kostar, hur lång tid det tar. För en företagare är det avgörande att förstå omfattningen innan något startas. Om du missar detta från början kan kostnaderna skjuta i höjden och tidsplanen spräckas.

Ordet omfattning handlar kort och gott om att mäta storleken på något. Det kan vara en skada, ett projekt, en sjukdom eller en försäljningsökning. Utan att förstå omfattningen arbetar du lite på måfå (och det är inte roligt). Du vet inte riktigt vad du ska förvänta dig eller hur många resurser du behöver. Det är därför så många företag stöter på problem de började utan att ha klarat av ordet omfattning först.

Omfattning i projektledning så planerar du rätt

När du planerar ett projekt måste du definiera omfattningen noga. Omfattning betyder här: vad ingår i projektet och vad ingår inte? Vilka uppgifter ska lösas? Vilka lösas inte? En tydlig omfattning stoppar alla från att göra olika antaganden. Den sparar både tid och pengar senare.

Många projekt går över budget eftersom omfattningen blev suddig från början. Du trodde projektet skulle ta två veckor. Men då visade det sig att två nya krav kom in under vägen. Plötsligt växte allt. Kostnaderna steg. Teamet blev frustrerat. Detta kallas "scope creep" omfattningen växer utan att du planerade för det.

Det rätta är att skriva ett tydligt dokument som säger: detta ingår, detta ingår inte. Exempel: ett IT-projekt ska uppdatera kassasystemet i tre butiker, men inte på lagret. En webbutveckling ska göra en ny startsida och en produktkatalog, men inte ett kundforum. Dessa gränser måste stå svart på vitt.

Så dokumenterar du omfattningen rätt:

• Skriv exakt vilka leveranser som förväntas (vad kommer kunden att få?)
• Lista de uppgifter som inte ingår (detta är lika viktigt)
• Ange tidsplan och budget för omfattningen
• Beskriv vilka resurser som behövs
• Ge exempel på vad som räknas som färdigt

En byggfirma kan skriva: "Vi bygger ett garage på 25 kvadratmeter med trävägg och papptak. Vi köper inte in material det gör ni. Vi målar inte interiören." Då vet alla exakt vad som händer. Ingen behöver gissa.

Omfattning i rapportering och kommunikation gör dig förstådd

När du rapporterar till en bank, en investerare eller styrelsen måste du tala om omfattningen på problem och framgångar. Ordet omfattning hjälper dig att vara helt konkret. Det stoppar vag prat.

Jämför två sätt att berätta samma sak:

• Dåligt: "Vi hade några problem med kunderna denna månad."
• Bra: "Två procent av våra kunder, motsvarande 45 företag, valde att sluta på grund av dålig kundsupport i september."

Den andra varianten säger omfattningen. Siffror gör budskapet starkt och trovärdigt. En investerare vill veta: hur många är påverkade? Hur mycket pengar handlar det om? Hur många procent av verksamheten?

Se här några verkliga exempel:

• Miljörapport: "Utsläppen minskade med 15 procent jämfört med förra året, från 500 till 425 ton." Här är omfattningen helt klar.
• Försäljningsrapport: "Vi nådde 120 procent av målet 4,8 miljoner kronor istället för planerade 4 miljoner." Siffror ger mening.
• Riskrapport: "Vi identifierade tre säkerhetshål på tre olika servrar. Risken bedöms som medel." Här säger omfattningen hur allvarligt det är.

Undvik ord som "många", "några" eller "ganska stort". Dessa säger ingenting. Skriv istället: tio procent, 350 000 kronor, två veckor, 85 procent av medarbetarna. Konkreta siffror gör att mottagaren förstår exakt. De kan ta ett beslut baserat på fakta, inte gissningar.

Så använder du ordet rätt i din verksamhet

I din verksamhet kommer du att möta flera situationer där omfattning är nödvändigt att förstå och förklara.

Ett projekt växer: Du säger till ledningen: "Vi fick två nya krav från kunden under vecka två. Dessa ligger utanför projektets omfattning. Om vi ska genomföra dem behöver vi två veckor extra och 80 000 kronor mer i budget." Nu vet ledningen vad som händer.

En skada rapporteras: "Vattenskadan på kontoret omfattade två rum och två datorer. Reparationen beräknas kosta 45 000 kronor och ta en vecka." Omfattningen gör allt tydligt för försäkringen.

Försäljningen ökar: "Förra året sålde vi 2 500 enheter. I år är det 3 200 enheter en ökning på 28 procent. Det motsvarar 1,2 miljoner kronor extra." Omfattningen visar styrkan i ökningen.

Personalomsättningen blir ett problem: "Vi förlorade sex personer från försäljningsavdelningen på sex månader det är 40 procent av teamet. Kostnaderna för rekrytering och träning beräknas till 240 000 kronor." Här ser ledningen omfattningen av problemet.

Det viktigaste är att tala helt konkret. Omfattning betyder att du ger siffror och jämförelser. Det stoppar missförstånd. Det gör att folk kan ta rätt beslut. Börja idag när du rapporterar något, säg alltid omfattningen. Du blir mycket tydligare. Din chef, dina kollegor och dina kunder förstår vad du menar.