Vad är en bokföringsorder egentligen

En bokföringsorder är ett internt dokument som företagare använder när ett vanligt underlag saknas. Kanske har du gjort ett eget uttag från företagskontot, eller så ligger en kvitto och en räkning om något helt annat. Då behöver du veta vad är en bokföringsorder det är helt enkelt ditt verktyg för att hålla ordning på allt.

Du behöver bokföringsordrar för att följa bokföringslagen. Sverige kräver att varje affärshändelse dokumenteras, och ibland finns det ingen faktura eller kvitto att visa upp. Det är då bokföringsordern gör sitt jobb. Den fungerar som bevis för transaktionen och gör att din redovisning blir laglig och korrekt.

När och varför du behöver en bokföringsorder

Bokföringsordrar behövs i flera situationer. Om du har gjort ett privat uttag från företagskontot måste du dokumentera det utan en bokföringsorder blir det svårt att förklara för revisorn. Om du märker att du skrev in ett belopp fel förra veckan behöver du rätta det med en bokföringsorder. Den visar exakt vad som ändrades och varför.

En annan vanlig situation är när du flyttar pengar mellan två konton i företaget. Du behöver då en bokföringsorder som visar vilka konton som berörs. Om du glömde att spara kvittot från möbelköpet kan du skriva en bokföringsorder istället bara den är tydlig och väl dokumenterad.

Lagen säger att alla affärshändelser måste ha ett underlag, exempelvis faktura eller kvitto. Om detta saknas är bokföringsordern ditt enda bevis. Vid revision är det viktigt att kunna visa upp ordningen den säger att du är noggrann med dina pengar.

Så gör du en bokföringsorder rätt

En bokföringsorder ska innehålla flera viktiga delar. Skriv alltid dagens datum och ett tydligt verifikationsnummer. Beskriv affärshändelsen kort och klart vad köptes? Vad rättades? Vem gjorde det? Det räcker med ett par meningar.

• Datum: När hände detta?
• Verifikationsnummer: Ett unikt nummer så du kan hitta ordningen senare.
• Beskrivning: Vad gäller bokföringsordningen? Var konkret och tydlig.
• Berörda konton: Vilka konton ska påverkas? Skriv kontonummer och kontonamn.
• Belopp: Hur mycket är det? Skriv både beloppet och eventuell moms.
• Signatur: Ditt namn eller en digital signatur visar att du godkänner ordningen.

Om affärshändelsen är momspliktig måste du ange momsbeloppet separat. Många bokföringsprogram har redan mallar inbyggda använd dem. De säkerställer att du inte glömmer något viktigt.

Du kan hantera bokföringsordrar på två sätt Några företagare skriver dem på papper och sparar dem i en mapp Det fungerar, men digitalt är bättre (och mycket mindre plats) De flesta moderna bokföringsprogram låter dig skapa bokföringsordrar direkt i systemet Du får då automatisk numrering, och allt är lätt att hitta igen.

Enligt lag måste du spara bokföringsordrar i minst sju år. Numrera dem löpande tillsammans med dina andra verifikationer. Om du arbetar digitalt är detta ofta löst automatiskt. Gör du det på papper kan du numrera dem från ett till femtio, sedan börjar du om nästa år.

Vid rättelser är det viktigt att vara tydlig. Skriv vilket fel som gjordes och varför du rättar det. Det visar att du är ordentlig och hjälper revisorn att förstå vad som hänt. Radera aldrig något skriv istället en ny bokföringsorder som visar rättelsen.

Det finns flera digitala lösningar som gör det enkelt. Om du redan använder ett bokföringsprogram har du ofta möjligheten redan. Annars kan du göra en enkel Excel-mall eller Word-dokument som mall. Det viktigaste är att all information finns med och att du kan spara och hitta ordningen senare.

Ta bokföringsordrar på allvar. De sparar dig huvudvärk när revisorn granskar dina böcker (och det är bara trevligt för alla parter). Med rätt dokumentation behöver du inte oroa dig du vet att allt är rätt. Det minskar stress och gör att du kan fokusera på att växa ditt företag istället.