Vad är avdragsgill representation enligt Skatteverket

Som företagare ställs du regelbundet inför frågan: vilka representationskostnader får jag dra av från skatten? Det är en viktig fråga, för Skatteverket avdragsgill representation följer strikta regler som många missar helt enkelt. Många företagare är osäkra på vad som fungerar och vad som inte gör det. Skillnaden mellan en kundlunch och en personalfest kan vara stor när det gäller avdrag. Efter att du läst den här artikeln vet du exakt hur du ska göra.

Vilka utgifter räknas som avdragsgill representation?

Representation är kortfattat kostnad för aktiviteter som knyter ihop affärsrelationer eller tar hand om dina anställda. Du kan representera på många sätt. En kundlunch, ett teaterbesök, golf på golfbanan eller en personalfest är alla exempel. Det som krävs är att det finns ett affärsmässigt syfte och ett omedelbart samband med verksamheten.

Skatteverket ser på tre saker: varför gör du detta, vem deltar och när sker det? En kundlunch före en viktig affär fungerar. En privat middag hemma gör det inte. Det måste också finnas ett direkt samband i tid och rum mellan representationen och arbetet.

Här är de gränser som gäller för 2025:

• Enklare förtäring: Kaffe och smörgåsar upp till 60 kronor per person
• Övrig representation: Teater, golf eller fest upp till 180 kronor per person
• Representationsgåvor: Gåvor till kunder upp till 300 kronor per person

En teaterkväll för kunder kostar 250 kronor per person. Det räknas. En lunch på restaurang för 400 kronor räknas inte på samma sätt längre.

Representationsgåvor, måltider och alkohol var går gränsen?

Det här är där många företagare ramlar. En vanlig missuppfattning är att måltider är avdragsgilla. Det är de inte längre. Sedan 2017 drar Skatteverket en gräns: kostnad för lunch, middag eller supé är inte avdragsgill i din inkomstdeklaration.

Men moms på måltiden kan du ändå dra av. Gränsen ligger på 300 kronor per person och tillfälle. Det betyder att du sparar skatt på momsen även om själva måltidskostnaden inte räknas.

Representationsgåvor fungerar annorlunda. En presentask till en viktig kund får kosta upp till 300 kronor. Det är avdragsgillt. Men här finns en regel: alkohol får aldrig dras av. Varken kostnaden eller momsen.

Vad kan du dra av istället av förtäring? Kaffe och smörgåsar går fint. En kaffesamling för anställda. Juice eller läsk. Underhållning som film, teater eller musik. Det här fungerar bra.

Praktiska tips för rätt dokumentation och bokföring

Du behöver ett system för att spara information om representationen. Här är stegen:

• Spara alla kvitton och fakturor från representationen
• Skriv ned syftet varför gjorde du detta?
• Notera vilka personer som deltog
• Skriv datumet och platsen
• Dela upp kostnader om måltider och andra aktiviteter hör ihop

Exempel: Du tar tre kunder på middag för 1200 kronor och sedan på teater för 600 kronor. Dela det. Måltiden är 1200 kronor och räknas inte. Men momsen på måltiden kan dras av. Teatern på 600 kronor räknas helt.

Representation utomlands fungerar lite annorlunda.Den är avdragsgill,men du får inte dra av utländsk moms.Varje dag räknas som ett separat tillfäle.Så en tvådagars konferens med representationskostnader är två tillfällen,inte ett.

Ett bra tips: använd samma bokföringsprogram för allt. Det gör det lättare när Skatteverket frågar efter underlag senare. (Plus att det sparar tid när skattetiden kommer.)

Så undviker du vanliga misstag

Här är de fyra största fallgroporna som företagare ramlar i:

Misstag 1: Glömma dokumentation. Du tar kunder på lunch. Du sparar inte kvittot eller skriver inte ned syftet. Senare kan du inte visa Skatteverket att det fanns ett affärsmässigt syfte. Du förlorar avdraget helt. Lösning: spara allt, alltid.

Misstag 2: Räkna måltider som avdragsgill. Du tar personalen på en stor middag för 3000 kronor och försöker dra av allt. Skatteverket vet att måltider inte räknas sedan 2017. Du måste rätta din deklaration. Lösning: kom ihåg moms på måltider upp till 300 kronor per person, men inte själva maten.

Misstag 3: Glömma alkoholförbudet. Du köper vin för representationen och tar med det i avdraget. Skatteverket nekar helt. Ingen kostnad för alkohol är avdragsgill. Lösning: undvik alkohol eller dela upp kostnaden.

Misstag 4: Missa moms-reglerna utomlands. Du reser till London och representerar kunder. Du försöker dra av utgifternas moms. Det går inte. Du får inte dra av utländsk moms. Lösning: veta var representationen sker före du budgeterar.

Kontrollera dina egna utgifter nu. Går det genom reglerna? Om du är osäker, är det bättre att inte ta med utgiften än att få ett återkrav från Skatteverket senare.