Periodisering bokföring exempel som fungerar

Om du driver ett företag behöver du förstå ett enkelt men viktigt begrepp: periodisering bokföring exempel visar hur du bokför intäkter och kostnader i rätt tid. Det handlar inte om när pengarna faktiskt kommer in eller går ut på ditt konto. Det handlar om när kostnaderna och intäkterna faktiskt hör hemma.

Många företagare gör detta misstag. De bokför allt när betalningen sker Det leder till att resultaträkningen blir felaktig. Du kan tro att du tjänade mycket mer eller mindre än vad som är sant. Periodisering löser det problemet helt enkelt.

Låt oss säga att du betalar försäkring i december för hela nästa år. Du lägger då ut 12 000 kronor på en gång. Men kostnaden hör inte bara till december. Den hör till tolv månader framåt. Om du bokför allt i december blir nästa år mycket billigare än det faktiskt är. Periodisering gör att du sprider kostnaden över rätt perioder istället. Det är egentligen helt logiskt när man tänker efter.

Förutbetalda kostnader och hur du hanterar dem

Förutbetalda kostnader är pengar du betalar nu för något som sker senare. Du betalar förut. Det vanligaste exemplet är hyra, försäkringar eller programvarutjänster.

När du betalar hyra i december för januari och februari bokför du först pengarna som en tillgång. Du använder då ofta konto 1790 för förutbetalda kostnader. Varje månad tar du sedan ut kostnadsdelen som hör till den månaden. I januari bokför du en del som hyra, i februari en del till, och så vidare.

Ett konkret exempel: Du betalar 6 000 kronor för två månaders hyra i december. Du bokför 6 000 kronor på tillgångskontot 1790. I januari bokför du 3 000 kronor som hyra på resultaträkningen. Då minskar tillgångskontot med 3 000 kronor. I februari gör du samma sak. Nu stämmer hyran för varje månad.

Samma princip gäller försäkringar. Du betalar ofta ett årligt belopp i förväg. Sprida kostnaden över tolv månader istället för att bokföra allt direkt. (Det är faktiskt en av de vanligaste kostnaderna att periodisera.) Då ser resultatet mycket mer korrekt ut.

Upplupna kostnader och hur du registrerar dem

Upplupna kostnader är motsatsen. Du får en kostnad som hör till denna period, men fakturan kommer senare. Du vet att kostnaden är din, men pengarna går inte ut ännu.

Ett exempel: Din elleverantör läser av mätaren i december men skickar fakturan först i januari. Elen användes i december, så kostnaden hör till december. Du bokför då kostnaden som en upplupen kostnad redan i december. Du använder ofta konto 2990 för det.

Praktiskt: Du uppskattar att elräkningen blir omkring 2 500 kronor. Du bokför 2 500 kronor på konto 2990 i december. Du bokför även motsvarande belopp på elkostnadskontot. När fakturan kommer i januari bokför du den normalt och tar bort uppluningen. Nu stämmer elräkningen med rätt period.

En annan situation: Du har anlitat en konsult som arbetade i december men skickar fakturan först i januari. Du bokför konsultkostnaden i december när arbetet utfördes, inte i januari när fakturan kom. Det gör att decembers resultat blir korrekt.

Vanliga misstag som företagare gör

Det första misstaget är att helt ignorera periodisering. Du bokför bara när fakturan kommer eller när du betalar. Det ger fel resultat. Skatteverket kan ifrågasätta detta och hävda att resultaträkningen är missvisande.

Det andra misstaget är att glömma dokumentation. Du måste spara kvitton, fakturor och avtal. Utan underlag kan du inte bevisa att periodiseringen är rätt. Skatteverket vill se bevis.

Det tredje misstaget är att använda fel konton. Du använder till exempel ett omkostnadskonto när du borde bokföra på ett periodiseringskonto. Det gör att resultatet blir fel och det blir svårare att förstå ekonomin senare.

Ett fjärde problem: Du periodiserar inte små belopp och tror det inte spelar roll. Men många små fel blir ett stort fel. En enkel regel är att periodisera alla fakturor över 50 000 kronor som avser kommande år. Även mindre belopp bör du periodisera om de är väsentliga.

Hur undviker du dessa misstag? Använd alltid rätt konton. Spara alla dokument. Gör en checklista över alla förutbetalda kostnader och upplupna kostnader innan du avslutar året. Kontrollera två gånger.

Vilka regler gäller för ditt företag

Regelverken för bokföring heter K1, K2 och K3. De är till för olika stora företag. Storleken spelar roll för hur strikt periodisering måste vara.

K1 är för mycket små företag.Du kan ofta hoppa över periodisering här,eller göra det väldigt förenklat.K2 är för små och medelstora företag.Du måste periodisera,men reglerna är inte helt strikta.K3 är för större företag och följer revisionsregler.Här måste all periodisering vara helt exakt.

Fråga: Vilket regelwerk gäller för dig? Det beror på företagstyp, omsättning och antal anställda. De flesta små aktiebolag följer K2. Mycket små företag kan följa K1. Större aktiebolag följer K3.

Oavsett regelwerk bör du alltid periodisera rätt. Det är inte bara en regel. Det är också sunt förnuft för din egen ekonomi. Du vill veta den sanna bilden av hur det går för ditt företag.

Praktiska steg för ditt årsbokslut

Innan du avslutar räkenskapsåret gör du en genomgång. Gå igenom alla kostnader och intäkter från året. Fundera på vilka som måste periodiseras.

Steg ett: Samla alla fakturor. Leta efter fakturor som betalats i förväg för nästa år. Leta efter fakturor från leverantörer som avser detta år men kommer senare.

Steg två: Gör en lista. Skriv ned vilka periodiseringar du behöver göra. Notera beloppet och vilket konto du använder.

Steg tre: Bokför periodiseringarna. Använd rätt konton. Skriv ett tydligt textfält så du eller dina medarbetare förstår vad periodiseringen är för senare.

Steg fyra: Spara dokumenten. Bifoga fakturor, avtal eller annat underlag till boksluthandlingarna. Gör det enkelt för en revisor eller skattekontrollant att förstå.

Många företagare använder ett ekonomisystem som Microsoft Dynamics eller liknande. De gör arbetet mycket enklare. Systemen kan påminna dig om periodiseringar och ofta göra dem automatiskt.

Så börjar du idag

Periodisering låter komplicerat men det är det inte. Det är helt enkelt en färdighet som du kan lära dig. Du behöver bara förstå principen och praktisera lite.

Börja redan nu. Titta på dina senaste fakturor. Identifiera vilka som måste periodiseras. Träna på att bokföra dem rätt. Snart blir det helt automatiskt, helt ärligt.

En investering i ett bra ekonomisystem lönar sig ofta också. Då får du påminnelser om periodiseringar och systemet hjälper till. Du sparar tid och får färre fel. (Det är väl värt pengarna om du frågar mig.)

Med korrekt periodisering ser du den sanna bilden av din ekonomi. Du kan då fatta bättre beslut för framtiden. Du vet exakt hur det går för företaget. Du kan planera bättre. Du sover bättre om nätterna också, för du vet att bokföringen är rätt.