Vad kostar moms på faktureringsavgift

Om du driver ett företag och tar ut avgifter för fakturering, behöver du veta hur moms på faktureringsavgift fungerar. Det är inte komplicerat, men viktigt att förstå reglerna för att slippa problem med Skatteverket senare. Faktureringsavgifter följer samma momsregler som andra tjänster du säljer. Många småföretag ställs inför denna fråga utan att helt veta hur de ska hantera det (och det är helt normalt, för övrigt).

Vad är en faktureringsavgift och hur fungerar momsen?

En faktureringsavgift är en kostnad som du tar ut när du faktiskt utför en faktureringstjänst. Det kan vara att du skickar en faktura för en större kund, eller att du använder en extern tjänst för att hantera dina fakturor åt dig. Leverantören tar då betalt för den tjänsten.

I Sverige finns tre momssatser. Den vanligaste är 25 procent, som gäller för de flesta tjänster. Sen finns 12 procent moms för vissa varor och tjänster som livsmedel och restaurangbesök. Slutligen 6 procent för exempel böcker och konserter.

Momsen ska alltid anges separat på fakturan. Om du tar ut 200 kronor för fakturering och moms är 25 procent, blir momsen 50 kronor. Kunden betalar då totalt 250 kronor. Det måste framgå tydligt på fakturan hur mycket som är avgift och hur mycket som är moms.

Här är ett konkret exempel: Du är frilansare och tar ut en faktureringsavgift på 300 kronor för extra administrativ hantering. Med 25 procent moms blir momsen 75 kronor. Du skriver på fakturan: "Faktureringsavgift: 300 kr, Moms 25%: 75 kr, Totalt: 375 kr".

Höjd momsgräns från 2025 vad förändras för småföretag?

Från och med 1 januari 2025 höjs gränsen för momsbefrielse från 80 000 kronor till 120 000 kronor per år. Det innebär att fler småföretag kan välja att inte redovisa moms alls. Om du ligger under denna gräns kan du ansöka om momsbefrielse hos Skatteverket.

Om du blir momsbefriad behöver du inte ta ut moms på dina faktureringsavgifter. Det låter bra, men det finns en nackdel. Du får då inte heller dra av ingående moms på dina egna inköp. Om du köper en dator för 5 000 kronor inklusive moms kan du normalt dra av momsen. Vid momsbefrielse kan du inte göra det.

Det lönar sig att välja momsbefrielse endast om du köper lite under året. Köper du mycket saker för ditt företag är det ofta bättre att vara momsregistrerad, trots att du måste ta ut moms på dina tjänster.

Många småföretag som växer snart över 120 000 kronor i omsättning bör redan nu börja planera för att bli momsregistrerade. Det ger bättre möjligheter att växa utan att momsen blir ett hinder.

Praktiska tips för rätt hantering av faktureringsavgifter

Här är en checklista för att göra det rätt:

• Kontrollera momssatsen: De flesta tjänster ligger på 25 procent. Dubbelkolla att du använder rätt sats för din verksamhet.
• Skriv ut momsen separat: Aldrig blanda avgiften och momsen ihop. Kunden måste tydligt se vad som är vad.
• Spara alla fakturor: Enligt bokföringslagen måste du spara alla fakturor i minst 7 år. Det gäller också fakturor med faktureringsavgifter.
• Kontrollera vid export: Om du säljer tjänster utomlands kan andra regler gälla. Ofta är försäljningen momsfri från Sverige.
• Undvik att glömma momsen: Ett vanligt misstag är att glömma att lägga på moms helt. Det ger problem när Skatteverket granskar.

En annan viktig detalj: om du säljer faktureringsavgifter till ett företag i ett annat EU-land behöver du ofta inte ta ut moms. Istället kan köparen själv redovisa momsen i sitt eget land. Men du måste dokumentera det på fakturan med köparens momsregistreringsnummer.

Var också noga med att hålla ordning på dina inköp. Om du använder en faktureringsprogram och betalar för det, spara kvittot. Det kan du dra av senare om du är momsregistrerad.

När är det dags att kontakta Skatteverket?

Du bör ta kontakt med Skatteverket om du är osäker på vilken momssats som gäller för din tjänst. De kan också hjälpa dig att bedöma om du ska söka momsbefrielse eller inte. Ju tidigare du frågar, desto bättre.

Om du exporterar tjänster till utlandet är det extra viktigt att ringa Skatteverket och ta reda på exakt hur du ska redovisa det. Det skiljer mellan försäljning inom EU och försäljning utanför EU.

Kontrollera nu hur du fakturerar idag. Gå igenom dina senaste fakturor och se om du har tagit ut moms på faktureringsavgifter. Om du har gjort något fel är det bättre att åtgärda det själv än att Skatteverket upptäcker det under en granskning. Du kan då justera efteråt om du varit felaktig.

Kom också ihåg att från 2025 är det värt att räkna på din årsomsättning igen. Kanske kan du dra nytta av den nya momsgränsen och göra administrationen enklare för dig själv.