Moms på fakturaavgift förklarad enkelt

Som företagare hanterar du fakturor varje dag. Men vet du egentligen hur moms på fakturaavgift fungerar? Många småföretagare är osäkra på den här regeln och riskerar att redovisa fel. Det kan leda till onödiga problem med Skatteverket senare. I artikeln här får du svar på dina frågor och praktiska tips för att hålla ordning på momsen redan från början.

Vad är fakturaavgift och när blir den momsbelagd?

En fakturaavgift är en kostnad som ett företag tar ut för att skicka eller hantera en faktura. Kanske du använder ett faktureringsverktyg som debiterar 15 kronor per faktura. Den kostnaden är din fakturaavgift.

Avgiften blir automatiskt momsbelagd när två saker är sanna. Du måste vara registrerad för moms. Och avgiften måste knytas till en momspliktig försäljning. Då läggs moms på precis som på själva tjänsten eller varan.

I Sverige finns tre momssatser att välja mellan:

25 procent gäller för de flesta varor och tjänster
12 procent gäller för mat och livsmedel
6 procent gäller för böcker, tidningar och kultur

För fakturaavgiften använder du nästan alltid 25 procent. Det är samma sats som för huvudsakliga tjänsten.

De nya momsreglerna 2025 vad förändras för dig?

Från 1 januari 2025 höjs omsättningsgränsen för momsregistrering. Innan låg den på 80 000 kronor per år. Nu ligger den på 120 000 kronor. Det är en stor förändring för småföretag.

Om du omsätter under 120 000 kronor årligen kan du nu välja att inte registrera dig för moms. Det betyder att du inte behöver lägga moms på fakturaavgiften eller någon annan försäljning. Detta förenklar arbetet enormt (vilket är bra för småföretagare överallt).

Sverige går också över till fler elektroniska fakturor. E-fakturor uppdateras ofta automatiskt med nya regler. Det gör det lättare för dig att hålla dig uppdaterad.

Exempel: Du driver ett litet konsultföretag som omsätter 95 000 kronor årligt. Under de gamla reglerna var du tvungen att registrera dig för moms. Nu kan du välja bort det helt. Dina fakturor blir enklare. Och bokföringen tar mindre tid.

Hur du redovisar fakturaavgift på fakturan steg för steg

En korrekt faktura med fakturaavgift måste innehålla specifik information. Här är vad som måste framgå:

Huvudsaklig tjänst eller vara pris utan moms
Fakturaavgift särskilt angiven
Momssats normalt 25 procent
Momsbelopp räknat på alla poster tillsammans
Totalpris inklusive all moms

Exempel på en korrekt faktura:

Konsultation: 1 000 kr
Fakturaavgift: 50 kr
Summa före moms: 1 050 kr
Moms (25 %): 262,50 kr
Totalt att betala: 1 312,50 kr

Många företagare gör ett vanligt misstag. De glömmer att fakturaavgiften ska få moms på samma sätt som huvudtjänsten. Då blir momsen för låg. Ett annat fel är att inte tydligt separera avgiften från resten. Köparen blir förvirrad.

Undvik dessa misstag genom att använda en fakturamal som är uppdaterad. Ange alltid fakturaavgiften som en egen rad. Kontrollera att momsen beräknas på hela summan, inte bara huvudtjänsten.

Ska du redovisa moms på fakturaavgiften eller inte?

Svaret beror på din situation som företagare. Här är de viktigaste scenarierna:

Scenario 1: Du är momsregistrerad och omsätter över 120 000 kronor

Då måste du lägga 25 procent moms på fakturaavgiften. Det finns inget val här. Du redovisar momsen i din momsrapport varje månad eller kvartål.

Scenario 2: Du omsätter under 120 000 kronor och väljer att vara momsbefriad

Då får du inte ta ut någon moms på fakturaavgiften. Du skriver bara priset utan moms på fakturan. Det blir mycket enklare för dig. Köparen sparar pengar. Och din administration minskar.

Scenario 3: Du har momsbefriad verksamhet

Om du driver till exempel en förskola eller tandvård kan momsen vara befriad. Då får du inte heller lägga moms på fakturaavgiften. Dessa regler är särskilda och hänger inte på omsättningsgränsen.

Använd den här checklistan för att vara säker:

Vad är din årliga omsättning? (Under eller över 120 000 kronor?)
Har du valt att registrera dig för moms frivilligt?
Är din verksamhet momsbefriad enligt speciella regler?
Säljer du till privatpersoner eller företag?

Svara ärligt på dessa frågor. Då vet du om moms ska på fakturaavgiften eller inte.

Praktiska tips för dig som företagare

Här är konkreta åtgärder som du kan genomföra idag:

1. Uppdatera din fakturamal

Öppna den mall du använder för fakturor. Lägg till en rad för "fakturaavgift". Se till att momsen beräknas automatiskt på hela summan. De flesta moderna faktureringsverktyg gör detta själva (väl värt pengarna).

2. Välj rätt faktureringsverktyg

Tjänster som Fortnox, Visma eller Severa uppdateras automatiskt när momsreglerna ändras. Du slipper att hålla reda på detta själv. Det lönar sig att investera i ett bra system.

3. Kontrollera momssatsen regelbundet

Även om 25 procent är vanligast kan det finnas undantag för din verksamhet. Kolla med Skatteverket om du är osäker. Det tar bara några minuter men sparar dig från fel senare.

4. Besök Skatteverkets webbplats

Där hittar du aktuell information om momsreglerna. Skatteverket har även guider speciellt för småföretag. Det är bra att läsa dessa varje år för att hålla dig uppdaterad.

5. Håll ordning från början

Det är mycket lättare att göra rätt från start än att rätta fel senare. Om du sätter upp rätt system nu slipper du bekymmer i framtiden. Och Skatteverket blir nöjd med din redovisning.

Vad du bör komma ihåg

Moms på fakturaavgift känns kanske tekniskt och krångligt. Men det är egentligt ganska enkelt när du väl vet reglerna. Och det spelar stor roll för din framgång som företagare.

Rätt fakturering bygger förtroende med dina kunder. Det minskar också risken för tvister med Skatteverket. Och det sparar dig tid när bokföringen blir enkel att göra.

Ta ett steg redan idag. Kontrollera en av dina senaste fakturor. Är fakturaavgiften korrekt redovisad? Behöver du uppdatera dina mallar? En liten insats nu ger stora fördelar senare.

Ha systemet på plats. Då kan du fokusera på det som verkligen spelar roll att växa ditt företag.