Kvitto privatperson till företag vad är det

Många företagare ställs inför samma fråga: vad behöver jag för underlag när jag köper något av en privatperson? Ett kvitto privatperson till företag är ofta det enklaste svaret, men det finns många oklarheter kring vad som krävs. Du köper kanske begagnade kontorsmöbler från någon som annonserar på nätet, eller en begagnad vara som ditt företag behöver. Säljaren är helt enkelt en privatperson, inte ett registrerat företag. Då uppstår frågor: Måste privatpersonen ge dig ett kvitto? Vad ska stå på det? Vad gör du om du inte får något underlag alls? Den här artikeln svarar på de vanligaste frågorna och ger dig praktiska tips som du kan använda direkt.

Vad måste finnas på ett korrekt kvitto

Ett kvitto från en privatperson måste innehålla vissa uppgifter för att företaget ska kunna bokföra köpet korrekt. Det handlar inte om något komplicerat bara om grundläggande information. Säljarens namn och personnummer måste finnas med. Ditt företags namn och organisationsnummer ska också stå på kvittot. Skriv också ned datum för köpet, en tydlig beskrivning av varan eller tjänsten, priset per styck och totalsumman. Momssats och momsbelopp är viktiga vid begagnade varor är momsen 0 kronor, eftersom momsen redan betalades när varan såldes första gången. Slutligen bör betalvillkoren framgå, till exempel om du betalade med Swish, bank eller kontant. En underskrift från säljaren är bra att ha, men inte alltid nödvändig.

Ett papperskvitto och ett digitalt kvitto är helt likvärdiga enligt bokföringslagen. Du kan fotografera eller skanna in ett papperskvitto och spara det digitalt istället (mycket praktiskt egentligen). Från och med juli 2024 behöver du inte längre bevara pappersoriginalet efter att du har digitaliserat det. Skatteverket har skärpt sina kontroller under 2025, särskilt när det gäller att alla uppgifter faktiskt finns med på kvittot. Ett enkelt skärmklipp från en app räcker sällan kvittot måste innehålla all information för att godkännas vid en revision.

Så hanterar du kvitton från köp av privatpersoner

I praktiken är det enkelt att hantera kvitton från privatpersoner. Om du får ett papperskvitto, fotografera det omedelbar och spara bilden i ditt bokföringssystem. Då kan du kassera pappersoriginalet. Systemet gör det möjligt att hålla lite ordning utan pappershögar på kontoret. Enligt regeringens beräkningar kan svenska företag spara nästan 4 miljarder kronor genom att slippa bevara pappersmaterial.

Vad gör du om säljaren inte vill ge dig något kvitto? Då måste du själv skapa ett underlag. Be privatpersonen skriva ner alla uppgifter namn, personnummer, vad som säljs, pris och datum. Du kan även använda en enkel mallkvitto som du fyller i tillsammans med säljaren. Ett SMS eller e-post kan räcka som kvitto, men bara om all nödvändig information finns med: vad som köpts, av vem, till vilket pris, och när. Lagkravet är att informationen sparas i sju år, oavsett om det är pappersformat eller digitalt. Det här är viktigt du kan inte bara kassera gamla kvitton efter ett år.

Vanliga misstag att undvika

Många företagare gör några återkommande misstag när de köper av privatpersoner. Det första misstaget är att inte fråga efter underlag överhuvudtaget. Du tänker kanske att det är oprofessionellt eller jobbigt men det är faktiskt ditt ansvar som företagare. Ett andra misstag är att acceptera kvitton utan fullständig information. Om momssatsen saknas eller säljarens personnummer inte står med, är kvittot inte godkänt. Det tredje misstaget är att kassera papperskvitton utan att ha digitaliserat dem först. Och slutligen: många glömmer att spara sina digitala kvitton i en säker miljö. En mapp på skrivbordet på datorn räcker inte använd ett verkligt bokföringssystem.

Praktiska steg för att komma igång

Börja med att skapa en enkel mallkvitto på ditt företag. Den kan vara ett Word-dokument eller ett Google Sheet-dokument som du enkelt fyller i. Skriv med rubriker för alla nödvändiga uppgifter: säljarens namn, personnummer, köparens namn och organisationsnummer, datum, vara eller tjänst, pris, moms, totalt belopp och betalmetod. Nästa steg är att börja digitalisera. Köp en enkel scanner eller använd telefonkameran för att fotografera. Spara bilderna i en mapp i ditt bokföringssystem. Det tredje steget är att kontrollera att allt stämmer före du sparar. Är alla uppgifter korrekta? Särskilt momsen är den verkligen 0 kronor för begagnade varor?

Om du är osäker på något, kontakta Skatteverket direkt. De kan ge dig vägledning och säga till om din dokumentation räcker. Det är bättre att fråga än att få bekymmer senare vid en revision.

Att dokumentera köp från privatpersoner rätt sparar tid och pengar på lång sikt. En revision blir mycket enklare när allt är på plats. Du slipper stress och kan istället fokusera på att driva ditt företag framåt. Börja idag med att samla in alla gamla kvitton och digitalisera dem. Om du redan har gjort det bra! Då är du redo för vad Skatteverket än kan fråga om.