Vad är kreditering av faktura

Du har skickat en faktura till en kund. Sedan händer något - varor returneras, priserna var fel, eller du ger kompensation. Nu behöver du minska det belopp kunden är skyldig. Det är här kreditering av faktura kommer in.

Kreditering betyder att du skapar ett dokument som visar att kunden inte längre är skyldig hela beloppet. Det är helt normalt och händer hela tiden i verkliga företag (tro mig, det är super vanligt). Varje gång något blir annorlunda än planerat behövs ofta en kreditfaktura.

Men varför är det så viktigt att göra det rätt? Därför att Skatteverket kräver det. Din bokföring måste stämma. Och din kund måste få ett tydligt dokument som visar vad som hänt. Annars blir det förvirring senare.

Vad är en kreditfaktura och när behöver du den?

En kreditfaktura är ett dokument som minskar kundens skuld. Det kallas även kreditnota båda orden betyder samma sak. Skicka den när något inte stämmer med originalfakturan.

Du behöver en kreditfaktura när:

Kunden returnerar varor
Du ska ge rabatt eller kompensation
Du fakturerade fel belopp från början
Varorna skadades under leveransen
Servicen blev sämre än förväntat

Exempel: En byggfirma fakturerar 50 000 kronor för målning. Kunden är inte nöjd med färgen och det måste göras om. Firman skickar en kreditfaktura på 15 000 kronor för det felaktiga arbetet. Nu är kundens nya skuld 35 000 kronor istället.

Kreditfakturan måste alltid referera till originalfakturan. Skriv det gamla fakturanumret på kreditfakturan. Så vet alla vilka två dokument som hör tillsammans. Skatteverket kräver denna länk.

Makulering eller kreditering vad är skillnaden?

Många blandar ihop dessa två ord. Här är skillnaden: makulering är innan, kreditering är efter. Det är den helt avgörande skillnaden.

Makulering använder du när fakturan ännu inte är skickad. Du skriver den fel, märker det innan du skickar den, och makulerar den helt enkelt. Den försvinner. Det är som att sudda innan du lämnade in läxan.

Kreditering använder du när fakturan redan är skickad till kunden. Nu kan du inte bara ta bort den fakturan utan att skada affären. Den existerar redan i kundens system. Du måste skapa ett nytt dokument som säger "detta belopp minskas". Det är som att skicka ett brev och sedan ett till brev som förklarar att en del var fel.

Varför spelar detta roll för bokföringen? Makulerade fakturor syns inte alls i din redovisning. Kreditfakturor måste bokföras för att både intäkter och moms ska stämma. Om du makulerar och bokför fel blir allt förvirrande senare. Håll rätt takt från början.

Så bokför du kreditfakturan rätt

Bokföring av kreditfaktura är inte svårare än vanlig bokföring bara baklänges. Du använder samma konton men skriver motsatta belopp.

Konten som är inblandade:

Kundfordringar (t.ex. konto 1510) minskas
Försäljning (t.ex. konto 3010) minskas
Moms (t.ex. konto 2611) minskas

Här är ett konkret exempel: Du fakturerade ursprungligen 10 000 kronor (utan moms för enkelhets skull). Kunden returnerar varor värda 2 000 kronor. Du skapar en kreditfaktura på 2 000 kronor.

Så bokför du:

Konto 1510 (Kundfordringar): -2 000 kr
Konto 3010 (Försäljning): -2 000 kr

Om momsen är 25 procent bokför du även momsen:

Konto 2611 (Moms): -500 kr (25% av 2 000)

Varför både intäkter och moms? För att du inte sålt 2 000 kronor längre. Du sålde det, men kunden skickade det tillbaka. Då är det som om försäljningen aldrig hänt. Moms beräknas på försäljningen, så den måste också minskas.

De flesta ekonomisystem gör detta automatiskt åt dig. I Bokio, Bygglet eller Exact kan du klicka "Kreditera" från originalfakturan. Systemet fyller i alla rätta konton och belopp själv. Mycket enklare än att göra det manuelt.

Praktiska tips för att undvika misstag

Här är konkreta åtgärder som gör kreditering säkrare och snabbare:

1. Referera alltid till originalfakturan. Skriv gamla fakturanumret på kreditfakturan. "Kreditfaktura angående faktura 2024-156." Då är det omöjligt att blanda ihop.

2. Använd ett ekonomisystem. Om du fortfarande bokför manuelt på papper är det dags att sluta (för din egen skull). Nästan alla system kan hantera kreditering. Det sparar tid och eliminerar fel med fel konton eller belopp.

3. Du kan kreditera helt eller delvis. Du är helt flexibel. Kunden returnerade två av tre varor? Kreditera bara för två. Det är helt okej.

4. Dokumentera anledningen. Skriv på kreditfakturan varför du krediterar. "Retur av felaktig vara", "Prisjustering enligt avtal" eller "Kompensation för skada". Det hjälper senare när du granskar bokföringen.

5. Håll ordning på nummer och datum. Ge kreditfakturan ett eget nummer. Det gör det enkelt att söka fram den senare. Datumet ska vara dagen du skapar den, inte originalfakturans datum.

Vanliga frågor som företagare ställer

Kan jag kreditera en faktura som redan är betald? Nej. Om kunden redan betalat måste du återbetala pengarna på annat sätt genom banköverföring eller direkt på deras konto. Du kan inte bara skicka en kreditfaktura då.

Måste jag alltid skicka en kreditfaktura? Ja, enligt Skatteverket. Oavsett orsak till krediteringen ska du skapa ett formellt dokument. Det är lagen.

Kan jag kreditera delvis? Ja, absolut. Du kan kreditera hela fakturan eller bara vissa rader. Det är helt upp till dig vad som är rätt.

Vad gör jag om kunden redan betalat innan jag hinner skicka kreditfakturan? Skicka kreditfakturan ändå för bokföringen. Sedan återbetalar du pengarna som en separat transaktion. Bokföringen måste spegla verkligheten.

Vilka konton använder jag? Det beror på din kontoplan. Fråga din bokförare eller kolla i ditt ekonomisystem. Men principen är samma: kundfordringar, försäljning och moms minskas.

Gör rätt från början

Kreditering av faktura är helt normalt. Det är inte något komplicerat eller skrämmande bara vanlig bokföring baklänges. Du hanterar det på samma sätt som vilken annan affärstransaktion som helst.

En viktig tanke: ju bättre ordning du har från början, desto mindre problem senare. Använd ditt ekonomisystem rätt. Referera till originalfakturor. Dokumentera varför du krediterar. Då slipper du förvirring när tid gått.

Om du blir osäker fråga din bokförare eller kolla Skatteverkets webbplats. De finns till för att hjälpa. Men efter några gånger blir det automatiskt. Du glömmer snart att du någonsin funderade över det.