Köpa av privatperson som företag

Du sitter på ditt kontor och söker efter möbler till företagets pausrum. Du hittar en fin skrivbord på Blocket från en privatperson. Priset är bra. Men dina tankar börjar snurra: Är det okej att köpa av privatperson som företag? Vilka regler gäller? Kan jag dra av detta som kostnad?

Det goda nyheten är enkelt: ja, du får köpa av privatpersoner. Många företagare är osäkra på vad som är tillåtet, men det är helt lagligt. Det som kräves är kunskap om några viktiga regler så du inte gör misstag senare.

Moms, skatter och de nya reglerna för 2025

Skillnaden mellan att köpa från privatpersoner och företag är främst momsregistreringen. Privatpersoner är inte momsregistrerade. Det betyder att de inte kan fakturera med moms på sina varor eller tjänster.

För ditt företag innebär det här att du inte ska redovisa moms på inköpet från privatpersonen. Du får heller inte dra av moms på fakturan. Viktigt att förstå: det är helt normalt och lagligt.

Från 2025 gäller en ny regel. Omsättningsgränsen för när privatpersoner måste betala moms höjs till 120 000 kronor per år. Det betyder att fler privatpersoner kan sälja utan att behöva registrera sig för moms.

Men vad händer om privatpersonen säljer regelbundet från dig? Om samma person säljer ofta och i större mängd kan hen klassificeras som en ekonomisk verksamhet. Då ska hen egentligen betala moms och skatt. Ditt företag bör dokumentera köpen väl för att visa att det är privata köp, inte svarta inköp.

Så skyddar du ditt företag med rätt dokument

Här är något många företagare glömmer: köp från privatpersoner är mindre skyddade än köp från företag. Du har ingen ångerrätt. Du kan inte klaga på samma sätt som vid köp från andra företag.

Därför är dokumentation alfa och omega. Skriv alltid ett enkelt köpeavtal eller ta minst ett kvitto. Det bör innehålla: vad som köps, priset, datumet och namn på säljaren. En telefonnummer eller mailadress är också bra att ha.

Varför är detta så viktigt? Din bokföring måste stämma. Skatteverket kan ifrågasätta varje utgift. Med rätt papper visar du att köpet är verkligt och inte något du hittat på.

Ett bra avtal förhindrar också missförstånd senare. Avtalet gör det klart vad privatpersonen levererar och när. Det skyddar både dig och säljaren.

Bokföring och praktiska tips för inköpen

Så här bokför du ett inköp från privatperson steg för steg. Först: samla alla papper. Kvitto, avtal eller bild på produkten räcker.

Sedan bokför du inköpet utan moms. Du skriver in beloppet på rätt konto i bokföringen. Till exempel: möbler går på möbel- eller inredningskontot. Tjänster går på tjänstekontot.

Dokumentation är guldvärd för Skatteverket. De vill kunna följa varje köp. Med bra papper visar du att allt är korrekt bokfört.

Vanliga misstag företagare gör:

De glömmer att spara kvitton från privatpersoner
De bokför inköp utan tydlig dokumentation
De köper regelbundet från samma privatperson utan att fråga sig om det är en verksamhet
De skriver fel belopp eller inte skriver något belopp alls

Om du köper tjänster från privatpersoner kan särskilda regler gälla. Ibland uppstår arbetsgivaransvar. Det betyder att du kan behöva betala in sociala avgifter. Därför är ett tydligt avtal ännu viktigare här.

Sluta göra dessa misstag när du köper från privatpersoner

Här är de fem viktigaste fallgroporna att undvika.

Misstag ett: köp utan avtal. Du möter privatpersonen, överens om priset och tar varan. Inget skriftligt. Om något går fel har du ingenting att falla tillbaka på. Lösning: skriv alltid ett litet avtal eller skaffa ett kvitto.

Misstag två: regelbundna inköp från samma person. Du köper möbler från Anna flera gånger om året. Det kan se ut som att Anna bedriver en dold verksamhet. Skatteverket kan ifrågasätta det. Lösning: begränsa regelbundna inköp från samma privatperson eller fråga om hen är registrerad för moms.

Misstag tre: glömda eller försvunna kvitton. Du bokför ett inköp på 5 000 kronor men kan inte hitta kvittot senare. Skatteverket kan förbjuda dig att dra av det. Lösning: spara alla kvitton i minst sex år. Ta bilder på dem om du är rädd för att förlora dem.

Misstag fyra: dålig bokföring. Du skriver bara "inköp 3 000 kr" men inte vad du köpt eller från vem. Det ser suspekt ut. Lösning: skriv alltid vad som köpts, från vem och när.

Misstag fem: köp av tjänster utan arbetsgivaransvar. Du köper reparationer från en privatperson men tänker inte på skatter och avgifter. Då kan du få problem senare. Lösning: klargör i avtalet att privatpersonen är egenföretagare och själv ansvarig för sina skatter.

Vad kan Skatteverket ifrågasätta? De kan säga att ett inköp inte är verkligt. De kan hävda att du köpt från en verklig företagare som lurendrejer genom att sälja som privatperson. De kan också säga att du inte har tillräcklig dokumentation.

Så hanterar du inköp praktiskt

Här är en checklista du kan använda direkt när du köper från privatperson:

Fråga privatpersonen om hen är momsregistrerad
Be om namn, personnummer eller annat identifieringsuppgift
Skriv ett kort köpeavtal eller ta ett kvitto
Dokumentera vad du köpt med pris och datum
Ta bilder på produkten innan du tar emot den
Spara alla papper i minst sex år
Bokför inköpet samma vecka medan du minns detaljerna

Ett enkelt tips: använd en mall för köpeavtal. Du kan spara en Word-fil och fylla i den varje gång. Det tar två minuter och sparar dig från mycket besvär senare.

Särskilda regler för tjänster och arbetskraft

Köp av tjänster från privatpersoner har extra regler. Om du anställer en privatperson för att genomföra ett arbete kan arbetsgivaransvar uppstå.

Det betyder att du kan behöva betala in sociala avgifter och försäkringsavgifter. Du måste också kunna visa att personen är egenföretagare och inte anställd.

För att skydda dig: dokumentera klart att privatpersonen är sin egen chef. Avtalet ska säga vad arbetet är, priset och när det ska vara klart. Det ska också stå att privatpersonen är ansvarig för sina egna skatter och avgifter.

Exempel: Du köper en elektriker från en privatperson för att reparera elledningen. Avtalet ska klargöra att elektrikern är egenföretagare, inte anställd. Då slipper du arbetsgivaransvar.

Den höjda momsgränsen från 2025 och vad det betyder för dig

Från 2025 behöver privatpersoner inte registrera sig för moms förrän de säljer för över 120 000 kronor per år. Tidigare gräns var 50 000 kronor.

För ditt företag innebär det här att du kan köpa mer från privatpersoner utan att riskera att de egentligen borde betala moms. Men det är fortfarande viktigt att kolla!

Fråga privatpersonen: "Säljer du mycket varje år?" Om svaret är nej och beloppet är under 120 000 kronor behöver du inte oroa dig för att hen är momsregistrerad.

Om privatpersonen säljer över 120 000 kronor per år kan hen vara skyldig att betala moms ändå. Då bör hen egentligen ge dig en momsregistrerad faktura. Om hen inte gör det är det ett tecken på att något inte stämmer.

Fler praktiska exempel från verkligheten

Låt oss titta på några verkliga scenarier.

Exempel ett: möbelköp. Ditt företag köper ett skrivbord från Karin på Blocket för 4 000 kronor. Du får ett kvitto. Du bokför det som inredning utan moms. Allt är ok eftersom köpet är engångsvis och Karin säljer inte regelbundet.

Exempel två: regelbundna köp. Du köper möbler från samma privatperson fyra gånger på ett år för totalt 20 000 kronor. Då kan det se ut som att privatpersonen bedriver en verksamhet. Du bör då fråga om hen borde betala moms. Om svaret är nej, dokumentera det.

Exempel tre: tjänsteleverans. Din firma köper reparationer från en privatperson för 8 000 kronor. Du måste ha ett avtal som visar att privatpersonen är egenföretagare. Utan det kan Skatteverket säga att du brutit mot arbetsgivaransvar.

Vad Skatteverket kan säga nej till

Skatteverket kan ifrågasätta köp från privatpersoner i dessa fall:

Du kan inte visa dokumentation för köpet
Du köper regelbundet från samma privatperson som kanske bedriver en dolld verksamhet
Privatpersonen egentligen är momsregistrerad men fakturerar utan moms
Du inte kan bevisa att du faktiskt mottog varan eller tjänsten
Priset verkar orealistiskt lågt eller högt

För att undvika detta: spara papper, dokumentera regelbundna köp, fråga om momsstatus och bokför allt tydligt.

En sista påminnelse om reglerna från 2025

Kom ihåg den höjda momsgränsen på 120 000 kronor från 2025. Det gör att fler privatpersoner kan sälja utan moms. Men reglerna är fortfarande snäva för regelbundna inköp.

Om du köper ofta från samma privatperson kan det fortfarande vara ett problem. Därför: variera dina köp, dokumentera allt och fråga privatpersoner om deras försäljning.

Slutligen: det är hanterbart med rätt kunskap

Att köpa från privatpersoner som företag är lagligt och helt normalt. Tusentals företag gör det varje dag. Det handlar bara om att göra det rätt.

Med ett enkelt köpeavtal, tydlig dokumentation och rätt bokföring slipper du problem. Spara kvitton. Ställ frågor. Bokför omedelbar. Det tar bara några minuter men sparar dig från huvudvärk senare.

Du är nu redo att köpa från privatpersoner utan oro. Gå framåt med självförtroende. Du vet reglerna och du gör det rätt.