Göra bokslut själv för ditt aktiebolag

Det är helt möjligt att göra bokslut själv aktiebolag idag. Många företagare tror att det krävs en redovisningsspecialist, men verkligheten ser annorlunda ut. Med rätt digitala verktyg och lite planering klarar du det själv (det är faktiskt enklare än man tror). Moderna bokföringsprogram som Bokio, Fortnox och Visma har gjort processen långt enklare än förr. Om din verksamhet är relativt enkel, sparar du både tid och pengar genom att hantera bokslutet själv istället för att anlita en byrå.

Vad måste du veta om bokslutet för ett aktiebolag

Alla aktiebolag i Sverige måste upprätta en årsredovisning. Det här är en juridisk skyldighet som ingen kan komma runt. Du måste lämna in den till Bolagsverket senast sju månader efter året är slut. För ett vanligt räkenskapsår betyder det 31 juli. Det spelar ingen roll om bolaget gjort vinst eller förlust rapporten måste in ändå.

Årsredovisningen består av flera obligatoriska delar. Du behöver en resultaträkning som visar om bolaget gjort vinst eller förlust. Du behöver en balansräkning som visar vad bolaget äger och vad det är skyldigt. Du behöver också en förvaltningsberättelse där du förklarar verksamheten. Och slutligen ett fastställelseintyg som bekräftar att allt är korrekt.

Det finns två olika standarder att välja mellan: K2 och K3. K2 är den förenklade versionen och passar de flesta små bolag. K3 är mer omfattande och krävs för större bolag eller koncerner. Vilken du använder beror på bolagets storlek och omsättning. De flesta små aktiebolag kan välja K2.

Låt oss säga att du driver en liten verkstad med två anställda. Du använder bokföringsprogrammet för att registrera alla fakturor från leverantörer, alla betalningar från kunder och alla löner. I slutet av året kör du programmet som skapar automatiskt en resultaträkning och balansräkning. Sedan skriver du en kortare förvaltningsberättelse som förklarar året kanske att ni fick en ny stor kund eller nya maskiner. Det är ungefär det som krävs.

Så går du till väga steg för steg

Det första steget är förberedelse. Du måste säkerställa att alla bokföringar för året är gjorda. Gå igenom alla fakturor från leverantörer och se till att de är bokförda. Kontrollera att alla kundbetalningar är registrerade. Se till att löner och skatter är införda korrekt. Det här jobbet är ofta det största att samla ihop allt och se till att ingenting är glömt.

Nästa steg är att välja och sätta upp ett bokföringsprogram om du inte redan har ett. Bokio, Fortnox och Visma är populära val. De kostar mellan några hundra till några tusen kronor per år beroende på vilka funktioner du behöver. Många program erbjuder kostnadsfria testperioder så du kan testa innan du bestämmer dig. Programmet blir ditt arbetsverktyg för hela bokslutsprocessen.

Sedan gör du de slutliga bokslutsdispositioner som kan krävas. Du kanske behöver skriva av på maskiner eller möbler under året. Du kanske vill avsätta pengar för en bonus till anställda nästa år. Du kanske har några fordringar från kunder som aldrig blir betalda och behöver avskriva. Bokföringsprogrammet hjälper dig med dessa poster.

Det fjärde steget är själva rapportgenereringen. Programmet skapar automatiskt resultaträkningen, balansräkningen och alla övriga siffror du behöver. Du granskar siffrorna noga för att kontrollera att allt stämmer. Du skriver förvaltningsberättelsen som förklarar året för läsaren. Du skapar fastställelseintyget som bekräftar att allt är rätt.

Till slut laddar du upp allt digitalt till Bolagsverket med din e-legitimation Du bjuder in en styrelseledamot eller VD att underteckna fastställelseintyget via digital signering Inom några minuter får du ett kvitto på att årsredovisningen är mottagen och registrerad Då är du helt klar.

Vanliga misstag och hur du undviker dem

Ett klassiskt misstag är att glömma bort vissa transaktioner. En faktura från en leverantör slumpas bland papprena. En kundbetalning registreras aldrig. En fakturarad skrivs in fel i bokföringsprogrammet. För att undvika detta: gå igenom dina bankkonton månad för månad tillsammans med bokföringsprogrammet. Se till att varje transaktion finns med. Ta fram ett saldo från banken och jämför med bokföringen. De måste stämma överens.

Ett andra vanligt misstag är att klassificera utgifter fel. Du köper nya möbler och registrerar det som en utgift istället för en anläggningstillgång. Du köper ett företagsabonnemang och registrerar det som en enskild utgift i år istället för att sprida det över de år det gäller. Du köper en stor tjänst och registrerar hela beloppet under en period istället för att koppla det till rätt tidsperiod. För att undvika detta: lär dig bolagets kontoplan och använd den konsekvent. Be bokföringsprogrammet eller en revisor om hjälp om du är osäker på någon post.

Ett tredje misstag är felaktiga datumsättningar. Du registrerar en betaling som kommer in i januari nästa år men daterar den år före. Du bokför årets högstas löner redan innan året är slut. Du registrerar en faktura som gäller nästa år men daterar den detta år. För att undvika detta: bokför alltid enligt när transaktionen verkligen inträffade, inte när den registrerades. Om något är osäkert, kontrollera kvitton och bankutdrag för att få rätt datum.

Ett fjärde misstag är att inte spara kopior eller dokumentation. Bokföringsprogrammet kraschar. Datorns hårddisk slutar fungera. Du behöver senare bevisa att någonting verkligen gjordes. För att undvika detta: spara säkerhetskopior av bokföringsprogrammet regelbundet. Spara även alla originalkvitton och fakturor i minst sju år. Många företagare fotograferar eller scannar allt innan de bokför. Det är värdefullt försäkring.

Är du redo att börja?

Att göra bokslut själv kräver ansvar och noggrannhet. Men det är absolut möjligt om du följer rätt steg. Med ett bra bokföringsprogram och lite tid kan du spara tusentals kronor varje år jämfört med att anlita en redovisningsbyrå. Din första åtgärd kan vara att sätta upp ett bokföringsprogram eller att kontakta din bank och fråga om de kan rekommendera något. Du behöver inte vara expert bara villig att lära dig och uppmärksam på detaljer.