Vad gör man när företaget glömde skicka faktura

Det händer oftare än man tror. En företagare sätter sig vid skrivbordet för att skicka ut fakturor, blir avbruten av ett telefonsamtal, och glömmer sedan bort hela uppgiften. Eller så hamnar fakturan i en mapp som aldrig skickas iväg. Plötsligt är det månader senare, och kunden har aldrig fått ett formellt betalningskrav. Det är exakt här som företag glömt skicka faktura blir ett verkligt problem.När fakturan uteblir försvinner pengarna från företagets konto långsammare än planerat.För små företag kan det få allvarliga konsekvenser för kassaflödet och möjligheten att betala leverantörer och personal i tid.

Vi har alla varit där. En liten mjukvarutvecklare tog på sig ett jobb för 15 000 kronor. Kunden var nöjd,, men utvecklaren glömde att skicka fakturan. Två månader senare såg han att pengarna aldrig kommit in. Han skickade då fakturan, men kunden hade redan glömt avtalet och blev irriterad (det var inte roligt, kan jag säga). Det blev missförstånd och en långsam betalningsprocess. Det kunde ha undvikits helt enkelt.

Vad säger lagen om glömda fakturor

Det finns ingen lag som säger att du måste skicka fakturan inom en viss tid. Det är ingen deadline från staten. Men skulden försvinner inte bara för att du glömde. Du har tre år från leveransdatum på dig att kräva betalning. Det kallas preskription. Efter tre år kan du inte längre tvinga kunden att betala juridiskt.

En korrekt faktura måste innehålla vissa saker. Det ska finnas ett löpande fakturanummer, datumet för när fakturan skickas, moms-uppgifter och det exakta beloppet kunden ska betala. Om någon av dessa delar fattas är fakturan felaktig. Du kan rätta till det senare genom att skicka en ny faktura eller en kreditfaktura.

Om fakturan är felaktig blir det krångligt att få betalt. Därför är det bäst att få allt rätt från början.

Hur en glömd faktura påverkar ditt företag

En glömd faktura slår hårt på ditt kassaflöde. Pengarna kommer inte in när de ska, och du kan få svårt att betala dina egna räkningar. Låt oss säga att du är frisör och glömmer att fakturera en stor bröllopsfrisyr på 8 000 kronor. De pengarna behöver du nu för att köpa nya produkter. Utan dem hamnar du i trångmål.

När betalningen försenar kan du lägga till påminnelseavgift och dröjsmålsränta. Men bara om det är avtalat med kunden från början. Dessa avgifter kan irritera kunden ytterligare och skada er relation.

Det värsta är när kundrelationen tar skada. Kunden kanske tror att du inte vill ha betalt. Du verkar oprofessionell. Nästa gång väljer de en annan leverantör istället.

Digitala system löser faktureringsproblemet

E-fakturering är framtiden. Från och med 2025 blir det ännu viktigare för företag som jobbar med offentlig sektor. Redan sedan 2019 är e-faktura obligatorisk för offentlig upphandling. Det betyder att många företag redan måste använda det systemet.

Med automatiserade faktureringssystem glömmer du aldrig en faktura igen. Du matar in uppgifterna en gång och systemet skickar fakturaerna automatiskt när jobbet är klart. Pengarna kommer in snabbare. Det sparar tid och minskar misstag.

De flesta svenska företag är positiva till obligatorisk e-fakturering. Det gör arbetet enklare och snabbare för både dig och dina kunder.

Vad gör du när fakturan redan är glömd

Om du inser att du glömt att skicka en faktura, agera snabbt. Kontakta kunden omedelbar. Förklara vad som hänt på ett ärligt sätt. De flesta förstår att misstag sker. Ring eller skicka ett mejl samma dag.

Skicka sedan fakturan direkt. Ursäkt för förseningen och förklara att det var ett administrativt misstag från din sida. Var trevlig så glömmer kunden fort att du var sen.

Om fakturan innehöll fel, till exempel fel momssats, skicka en kreditfaktura först. Sedan skickar du en helt ny, korrekt faktura. Kunden måste få veta varför förändringen gjordes eftersom det påverkar deras bokföring.

Skapa sedan rutiner för att det inte ska hända igen. En enkel checklista eller ett digitalt system löser det.

Vanliga frågor som företagare ställer

Hur länge kan jag vänta med att skicka fakturan? Du kan vänta upp till tre år från leveransdatum. Men gör det inte. Skicka fakturan samma dag eller dagen efter leveransen. Det är mycket bättre för ditt kassaflöde och för relationen till kunden.

Kan jag ändra en faktura i efterhand om jag glömt moms? Ja, det kan du. Skicka en kreditfaktura som tar bort den gamla fakturan. Sedan skickar du en ny faktura med rätt momssats. Berätta för kunden varför du gör det. Det är viktigt för deras bokföring.

Vad händer om jag inte får betalt för en glömd faktura? Om fakturan är rätt utställd kan du kräva betalning under tre år. Skicka påminnelser. Om kunden fortfarande inte betalar kan du vända dig till ett inkassoföretag eller till domstol för att tvinga fram betalningen.

Sätt upp rutiner redan idag

Du behöver inte vänta på ett problem för att starta. Gör det enkelt för dig själv redan nu. Välj ett digitalt faktureringssystem eller en enkel checklista. Fakturera samma dag som jobbet är klart. Sätt en påminnelse i din telefon.

Små förbättringar sparar tid och pengar. Du får in pengarna snabbare. Dina kunder blir nöjdare. Din stress minskar. Det är bara att börja.