Vad är e-redovisning egentligen

Över 90 procent av svenska små- och medelstora företag använder redan e-redovisning för sin bokföring. Det är ett enkelt faktum som visar hur långt teknologin har kommit. E-redovisning innebär att du hanterar ditt företags ekonomi digitalt via internet istället för att föra anteckningar på papper. Allt lagras i molnet, vilket betyder att du kan nå din bokföring var som helst och när som helst. En dator, surfplatta eller mobil räcker bara du har internetuppkoppling.

Den stora förändringen är att många företagare märker skillnaden redan första veckan. Ingen mer jakt på gamla papperskvitton. Ingen tid slösad på att söka efter en faktura från förra året. Istället får du allt på ett ställe, sorterat och organiserat (vilket är rätt skönt faktiskt). Låt oss ta en närmare titt på hur det fungerar i praktiken och varför detta kan vara en smart investering för ditt företag.

Hur e-redovisning fungerar i praktiken

En typisk dag med e-redovisning börjar inte längre på kontorsgolvet. Du får en faktura från en leverantör kanske via e-post eller ett molnbaserat system. Istället för att skriva in den för hand scannar du bara den. Systemet läser automatiskt beloppen och uppgifterna. Sedan godkänner du det med ett klick, och transaktionen registreras direkt i bokföringen.

Jämfört med traditionell bokföring sker detta helt automatiskt. Förut skulle du behöva öppna en stor kassabok, hitta rätt sida och skriva in allt för hand. Med e-redovisning gör maskinen jobbet åt dig. När du skickar en faktura till en kund sker samma sak systemet registrerar den automatiskt. Löner beräknas utan att du behöver trycka på någon knapp. Molnlagringen ser till att informationen aldrig försvinner och alltid är uppdaterad.

Du kan logga in från hemmet, kontoret eller en kaffebryggning. Din redovisning följer med dig. Samma säkerhet, samma uppdaterade siffror, samma möjlighet att se hur det går för företaget just nu.

Vilka fördelar väntar dig

Den största vinsten är tid. Du får timmar tillbaka varje månad som du kan använda för att växa företaget. Pappershanteringen försvinner nästan helt inga mappar att söka igenom, inga arkiv i källaren. Allt sker digitalt och är enkelt att hitta.

Automatisering är ännu en vinst som ofta förbises. Fakturor skickas ut själva. Momsdeklarationen gör systemet åt dig. Löner beräknas utan manuell inblandning. Du sparar enormt mycket arbete varje månad.

Du får också mycket bättre rapporter. Du kan se på sekunden hur det går för företaget. Vilka kunder som betalar bra. Vilka utgifter som är störst. Med dessa insikter fattar du smartare beslut. Du kan justera priser, minska onödiga kostnader eller investera där det behövs.

Samarbete med redovisningsbyråer blir också mycket enklare. De kan logga in och se samma information som du. Ingen behov att mejla excel-filer fram och tillbaka. De kan svara på frågor snabbare och ge bättre rådgivning baserat på färska siffror.

Så väljer du rätt system för ditt företag

Det finns många bra alternativ. Fortnox är populärt för små företag och är enkelt att börja med. Visma fungerar väl för större organisationer med mer komplicerad redovisning. Bokio är framtaget speciellt för enskilda firmor. E-conomic passar företag som vill ha mycket kraft och kontroll.

Innan du väljer måste du tänka på din företagsstorlek. En enskild firma behöver inte samma avancerade funktioner som ett aktiebolag med anställda. Tänk också på vilka lagar och regler som gäller för din bransch.

Säkerhet är avgörande. Se till att systemet följer GDPR så att kunddata skyddas ordentligt. De bästa systemen är certifierade och uppdateras regelbundet när nya lagar kommer. Du kan inte välja ett system och hoppas att det räcker om tio år det måste utvecklas tillsammans med lagstiftningen.

Praktiska steg för att komma igång

Första steget är att välja systemet. Många erbjuder gratis testperiod. Prova ett under två veckor och se om det känns naturligt för dig.

Nästa steg är att scanna och arkivera alla gamla dokument digitalt. Det tar tid, men gör det noggrant. Sortera efter månad eller typ av utgift. Använd systemets kamera-funktion för att scanna kvitton direkt.

Sedan ska du sätta upp automatiska funktioner. Ställ in återkommande fakturor för kunder som betalar varje månad. Koppla dina bankkonton så att alla transaktioner läses in automatiskt. Skapa mallar för olika typer av fakturor.

Lösenordsäkerhet är viktig. Använd ett starkt lösenord och byt det någon gång per år. Om du har anställda, ge dem bara den tillgång de verkligen behöver. Någon på lagret behöver inte se kunddatabasen. En ansvarig för fakturering behöver inte kunna ändra löner.

Frågor och svar om e-redovisning

Är e-redovisning lagligt bindande?
Ja, helt och hållet. E-redovisning uppfyller alla krav i bokföringslagen så länge systemet är säkert och dokumenten arkiveras rätt.

Kan jag använda det som enskild firma eller aktiebolag?
Ja, båda företagsformer kan använda e-redovisning. Systemen är utformade för olika storlekar och behov.

Vilka risker finns?
Största risken är dataläckage om säkerhet är svag. Därför väljer du system med högt säkerhetsstatus och gör regelbundna säkerhetskopior.

Kan jag få hjälp?
Ja, många redovisningsbyråer erbjuder digitala tjänster. De hjälper till med bokföring, lönehantering och årsredovisning.

Hur långt kan jag spara in på kostnader?
Det beror på företagets storlek. En enkel firma sparar kanske två timmar per vecka. Det motsvarar många tusen kronor per år i arbetstid du kan använda på annat.

Vad händer nu?

Du vet nu hur e-redovisning fungerar och varför det lönar sig. Nästa steg är att faktiskt göra något åt det. Testa ett system under en gratis provperiod. Ring en redovisningsbyrå och fråga hur de kan hjälpa till. Boka ett möte med en kollega som redan använder e-redovisning och få tips från dem.

Övergången till digital redovisning är inte ett krav det är en möjlighet. En möjlighet att få mer tid till det du verkligen vill göra med ditt företag. Möjlighet att se siffrorna klara och tydliga varje dag. Möjlighet att växa utan att bokföringen blir en börda.

Börja redan denna vecka. Det tar bara några minuter att registrera sig och prova. Du kommer att förvånas över hur mycket som förändras på en kort tid.