Så bokför du första förhöjd leasing

Om du kör företagsbil på leasing vet du förmodligen att du betalar en första förhöjd leasingavgift när avtalet börjar. Det kan vara 20 000 kronor eller mer - en rejäl utgift på en gång. Men här gör många företagare ett misstag: de bokför hela beloppet som en kostnad direkt. Det är fel. Rätt sätt att bokföra första förhöjd leasing är att sprida kostaden över hela avtalsperioden. Det här påverkar både ditt resultat och hur mycket skatt du betalar (och det märks på löningen när revisorn granskar det). I den här artikeln lär du dig exakt hur du gör det rätt och vilka fallgropar du måste undvika.

Vad är första förhöjd leasingavgift och varför gör det skillnad?

Första förhöjd leasingavgift är en större initial betalning du betalar när du undertecknar leasingavtalet. Ofta motsvarar den ungefär 20 procent av bilens värde. Om du leasar en bil för 4 000 kronor i månaden kan första förhöjd hyra vara omkring 20 000 kronor.

Många företagare tror att de ska kostnadföra hela beloppet direkt. Det verkar logiskt - pengarna är ju betalda nu. Men det ger en felaktig bild av resultatet. Du får en stor kostnad första månaden och sedan bara normala leasingavgifter. Det ser konstigt ut när du jämför månad för månad.

Rätt sätt är att periodisera: sprida den första förhöjda hyran linjärt över hela avtalsperioden. Om avtalet löper i 36 månader delas 20 000 kronor upp på 36 månader. Det blir omkring 556 kronor per månad. Nu ser resultatet mycket jämnare ut.

Det finns två typer av leasing: operationell och finansiell. Vid operationell leasing (vanligast för företagsbilat) redovisas det som en hyra. Vid finansiell leasing är det mer som ett köp på avbetalning - då kan du behöva aktivera bilen som tillgång. Men första förhöjd hyra periodiseras i båda fallen.

Så bokför och periodiserar du det rätt

Här är det praktiska sättet att göra det. Steg ett: när du betalar första förhöjda hyran bokför du beloppet på konto 1720, Förutbetalda leasingavgifter. Det är en tillgång för ditt företag just då.

Steg två: varje månad under avtalsperioden bokför du en del av den första förhöjda hyran som kostnad. Du debiterar konto 1720 och krediterar konto 5615 (Leasing av personbilar). Eller använd motsvarande kostnadskonto om du har ett annat.

Konkret exempel: 20 000 kronor första hyra på 36 månader. Varje månad bokför du 556 kronor som leasingkostnad. Efter tre år är hela beloppet förbrukat och kontot 1720 är tomt. Plus tar du in de ordinarie månadsvisa leasingavgifterna på 4 000 kronor direkt som kostnad.

De flesta bokföringsprogram klarar det här automatiskt om du sätter upp det rätt från början. Program som Bokio, Fortnox eller Visma gör jobbet för dig. Du matar bara in avtalsperioden och första hyran - sedan periodiseras det själv varje månad.

Om du inte vill automatisera det kan du också göra en bokföringsmall i Excel. Det tar bara en timme att ställa upp men sparar tid varje månad.

Momsen - det glömmer många bort

Här kommer något viktigt som många missar: momsen på leasingavgifter följer andra regler än vanlig moms. Du får inte dra av hela momsen. Du får bara dra av halva momsen - 12,5 procent istället för 25 procent.

Varför? Eftersom en del av leasingavgiften går till försäkring och administration som du inte kan få momsavdrag för. Skatteverket räknar att ungefär hälften av leasingavgiften är försäkringsomfattad.

Räkneexempel: du betalar 4 000 kronor i månadlig leasingavgift. Momsen är 800 kronor (20 procent på själva leasingavgiften). Du kan bara dra av 400 kronor i moms - hälften. Det gäller både den första förhöjda hyran och alla ordinarie avgifter.

Många företagare skriver in 800 kronor i momsavdraget och glömmer att reducera det till 400. Det kan bli dyrt om Skatteverket granskar dina bokföringar. Du kan få återkrav på den felaktiga momsen plus påföljder och ränta.

Handla därför så här: när du bokför leasingavgifterna noterar du momsen. Men du minskar momsavdraget med hälften innan du rapporterar till Skatteverket.

Vanliga fallgropar och hur du undviker dem

Fallgrop ett: bokföra hela första förhöjd hyra som omedelbar kostnad. Du betalar 20 000 kronor och registrerar det direkt på leasingkostnadskontot. Problemet: resultatet första månad ser extremt högt ut. Dessutom motsvarar det inte god redovisningssed. Lösningen: använd konto 1720 för förutbetalda kostnader och periodisera månadsvis.

Fallgrop två: glömma halva momsavdraget. Du drar av all moms på leasingavgifterna. Det verkar rimligt men det är fel. Skatteverket kan komma med återkrav. Lösningen: dokumentera från dag ett att du endast drar av 12,5 procent i moms.

Fallgrop tre: inte veta avtalsperioden. Du glömmer eller vet inte exakt hur många månader avtalet löper. Då periodiserar du över fel antal månader. Resultatet blir felaktigt. Lösningen: läs avtalet noggrant och sätt upp periodiseringen baserat på exakt avtalsslut.

Fallgrop fyra: blanda regler för operationell och finansiell leasing. Du behandlar ett finansiellt leasingavtal som ett operationellt. Då missar du att aktivera tillgången på balansräkningen. Lösningen: klargör vilken typ av leasing du har innan du börjar bokföra. Fråga din revisor om du är osäker.

Använd checklistor och rätt verktyg

Det enklaste sättet att undvika misstag är att ha en tydlig process från början. Göra samma sak samma sätt varje gång. Här är en enkel checklist för när du skriver på ett nytt leasingavtal:

• Läs avtalsperioden - exakt hur många månader löper avtalet?
• Notera första förhöjd hyra och dividera den på antalet månader.
• Beräkna hälften av momsen på alla leasingavgifter.
• Ställ in automatisk periodisering i bokföringsprogrammet.
• Spara leasingavtalet och denna beräkning tillsammans.

Använd ett bokföringsprogram som stödjer leasingbokföring. Det sparar både tid och misstag. Program som Bokio gör det automatiskt när du matar in avtalsdetaljer.

Om något känns oklart fråga din revisor. Det är mycket bättre att fråga än att bokföra fel och sedan få problem med Skatteverket senare.

Rätt bokföring av första förhöjd leasingavgift tar några minuter att ställa upp men sparar dig många problem framöver. Du får ett korrekt resultat varje månad. Du undviker momsfel som kan bli mycket dyra. Och om Skatteverket kollar dina siffror kan du visa att allt är gjort rätt.