Vad gör du när bokföring av felaktig inbetalning sker

Det hände mig förra månaden. En betalning hamnade på företagskontot utan att någon sa vad pengarna var till för. Ingen faktura matchade, ingen kund fanns registrerad. Bara pengar som dök upp från ingenstans. Om du är företagare har du säkert stört på samma problem. Att veta hur du bokför felaktig inbetalning är avgörande för att hålla ordning på ekonomin och undvika skatteproblem senare.

Vad är en felaktig inbetalning?

En felaktig inbetalning är pengar som kommit in till ditt företag men som inte hör hemma där. Det kan vara en betalning från en kund som skickade pengarna till fel konto. Eller pengar från en helt okänd avsändare. Kanske en inbetalning för en faktura du redan fick betalad tidigare. Det viktiga är detta: pengarna är inte en intäkt för ditt företag från början. De är en tillfällig skuld tills du utrett vad de ska användas till.

Exempel på felaktiga inbetalningar:

• Inbetalning utan referensnummer eller meddelande
• Betalning från okänd avsändare
• Dubbel inbetalning av samma faktura
• Pengar som skickats till ditt konto av misstag

Vilka konton använder du för felaktiga inbetalningar?

Du kan inte bara låta pengarna sitta på bankkontot utan att bokföra dem. Istället använder du ett skuldkonto för att visa att pengarna inte är dina än. De vanligaste kontona är 2420, 2499 och 2999. Vilken du väljer beror på vad du vet om inbetalningen.

Konto 2420 (kundfordringar) används när en befintlig kund betalat pengar utan koppling till en faktura. du vet vem som betalat, men inte varför.

Konto 2499 (övriga skulder) passar när avsändaren är delvis okänd eller det inte rör en vanlig kundbetalning. Pengarna är en skuld du måste reda ut.

Konto 2999 (övriga interimsskulder) använder du för temporära skulder som du ska lösa inom kort. Bra när du vet att pengarna ska tillbaka eller användas på ett specifikt sätt snart. (Det här är mitt favorit när ingenting annat passar.)

Samtidigt debiteras ditt bankkonto (ofta 1930) när pengarna kommer in. Bankkontot visar att pengarna fysiskt finns där, medan skuldkontot visar att du inte äger dem än.

Steg för steg så bokför du rätt

Steg 1: Registrera inbetalningen. Pengarna kommer in på bankkontot. Du bokför ett motbokningspostrer: bankkonto debiteras, skuldkonto (2420, 2499 eller 2999) krediteras.

Steg 2: Dokumentera allt. Spara kontoutdraget, alla mailar från betalaren och dina egna anteckningar. Du behöver veta vad som hände och varför.

Steg 3: Kontakta betalaren. Ring, skicka mail eller skriv ett meddelande. Fråga varför pengarna skickades och vad de ska användas till. Det är oftast det snabbaste sättet att lösa problemet.

Steg 4: Återbetala eller använd pengarna. När du vet vad pengarna ska användas till bokför du återbetalningen. Du debiterar skuldkontot och krediterar bankkontot. Pengarna går tillbaka.

Vanliga misstag du bör undvika

Många företagare gör samma fel när de möter felaktiga inbetalningar. Det första misstaget är att bokföra pengarna som intäkt direkt. Du kan bli frestad att göra det för att slippa krångel. Men då blir dina skattedeklarationer felaktiga och revisorn märker det.

Misstag två: dubbelbokföring. Du bokför inbetalningen som skuld, men glömmer att kreditera skuldkontot när pengarna återbetalas. Då sitter pengarna kvar på båda ställena i bokföringen.

Misstag tre: att inte dokumentera. Du återbetalar pengarna men sparar inte bevis för vad som hände. Sedan kan du inte förklara för revisorn varför pengarna gick in och ut på ett par dagar. (Ja, jag har sett det hända.)

Så undviker du problemen:

• Bokför aldrig felaktiga inbetalningar som intäkt från början
• Använd alltid ett skuldkonto för temporära pengar
• Dokumentera varje steg i processen
• Kontrollera senare att skuldkontot är noll när pengarna är hanterade

Hur påverkar felaktiga inbetalningar din skattedeklaration?

Om du bokför felaktiga inbetalningar som intäkter råkar du in i skatteproblem. Skatteverket vill veta vilken inkomst du faktiskt tjänat. Pengar som du måste återbetala är inte inkomst. Du betalar skatt på något du inte får behålla.

Det blir värre om felet finns i en tidigare bokföringsperiod. Du måste göra en retroaktiv rättelse. Det innebär att du ändrar bokföringen bakåt i tiden för att få rätt siffor. Skatteverket har regler för hur du gör det. Du måste visa varför du ändrar något och när du märkte felet.

Gör så här: hitta den första bokföringsperiod efter att du upptäckte felet. Gör rättelsen där med ett tydligt meddelande om vad du ändrar. Behåll alltid dokumentation på varför ändringar gjordes.

Gör det lättare med rätt verktyg och rutiner

Moderna bokföringsprogram gör det mycket enklare att hantera felaktiga inbetalningar. De flesta program kan markera inbetalningar som osäkra eller temporära. Du får påminnelser om att lösa dem. Några program matchar automatiskt inbetalningar mot fakturor, så du ser direkt när något inte stämmer.

Bra rutiner gör också stor skillnad. Granska ditt bankkonto en gång per vecka. Leta efter inbetalningar som inte motsvarar någon faktura. Gör ett system där alla osmatchade inbetalningar går in i ett särskilt skuldkonto. Kontakta betalaren samma dag som du märker felet.

Digitalisering minskar även risken för manuella misstag. Automation hjälper dig att aldrig glömma att rensa upp skuldkontot. Du får bättre kontroll och mindre stress.

Många små företag använder:

• Automatiserad bankintegration
• Veckogranskning av osmatchade betalningar
• Mall för kontakt med betalare
• Återkoppling till bokföring när allt är löst

Du behöver inte bli expert på bokföring själv. Men att veta hur du bokför felaktig inbetalning visar att du tar ekonomin på allvar. Det är professionellt och sparar dig från dåliga överraskningar senare. Om du redan har felaktiga inbetalningar som inte är lösta, åtgärda det idag. Ju tidigare du sorterar ut dem, desto mindre krångel får du med skatteverket och revisorn.