Så bokför du bonus från leverantör rätt

Du köper möbler för 100 000 kronor från en leverantör. Några månader senare får du ett brev leverantören ger dig 5 000 kronor tillbaka som bonus för att du är en lojal kund. Nu behöver du bokföra bonus från leverantör på rätt sätt. Många företagare är osäkra på detta (och det är helt normalt, faktiskt). Bör det räknas som intäkt? Ska det påverka dina kostnader? Rätt bokföring spelar stor roll för företagets räkenskaper. Det påverkar både hur mycket vinst du redovisar och vilka skatter du betalar.

Så bokför du bonusen steg för steg

När leverantören ger dig en bonus, minskar det inte dina intäkter det minskar dina inköpskostnader. Det är skillnaden. Du bokför bonusen som en kostnadsreduktion, inte som försäljning. Det betyder att bonusen påverkar det inköpskonto du redan använt.

Låt oss ta ett verkligt exempel. Du köpte möbler för 50 000 kronor i januari och bokförde det på konto 3111 (varuinköp). I mars får du ett samtal från leverantören de ger dig 3 000 kronor tillbaka som lojalitetsbonus. Så bokför du det:

• Debet konto 1920 (leverantörsreskontra) 3 000 kronor
• Kredit konto 3111 (varuinköp) 3 000 kronor

Det är det. Du har nu minskat dina inköpskostnader med 3 000 kronor. Bonusen försvinner inte in i ett eget konto den påverkar inköpskostnaden direkt. Många företagare tror att de ska bokföra bonusen på ett övriga intäkter-konto. Det är fel. Det skulle göra redovisningen rörig och svår att förstå senare.

Finns det ett eget avtal med leverantören om bonus? Då kan du använda konto 3732 (lämnad bonus) enligt BAS-kontoplanen. Det blir tydligare i böckerna. Du ser direkt hur mycket bonus du får från vilken leverantör. Men utgångspunkten är samma bonusen minskar inköpskostnaden.

Moms och vad du behöver veta

En vanlig fråga: påverkar bonusen momsen? Svaret är nej, inte normalt. Bonusen från leverantören ska inte ingå i beskattningsunderlaget för moms. Du drar inte bort bonusen från inköpsmomsen. Varför? Bonusen är en justering av köpeskillingen, inte en ny försäljning.

Tänk på det så här. Originalköpet hade moms. Bonusen är bara ett sätt för leverantören att justera priset i efterhand. Du har redan redovisat momsen på ursprungsfakturan. Du ändrar inte den. Momsen står som den var.

Det blir lite annorlunda om bonusen kommer från en utländsk leverantör. Då måste du kolla reglerna extra noga. En schweizisk leverantör, till exempel, följer andra regler än en svensk. Dokumentera transaktionen väl. Spara all faktura och alla avtal. Skatteverket tittar extra noga på gränsöverskridande transaktioner.

Vad du måste spara och dokumentera

Skatteverket granskar företag oftare nu. De tittar särskilt noga på bonuser och rabatter. Du behöver kunna visa att bonusen är verklig och bokförd rätt. Vad ska du spara?

• Originalköpfakturan från leverantören
• Skriftligt avtal eller mail om bonusen
• Bevis på att pengarna kom in (bankkontoutdrag)
• Bokföringsunderlag som visar vad du gjort

Ett praktiskt tips: spara bonusavtalet tillsammans med motsvarande inköpsfaktura. Skapa en mapp eller använd ditt bokföringsprogram till att länka dokumenten. När Skatteverket granskar och de gör det vill de kunna följa hela kedjan. De vill se fakturan, avtal och bokföringen i samma ögonkast.

Många företag använder digitala ekonomisystem nu. Dessa program kan automatiskt hantera bonuser och rabatter. Systemet kopplar bonusen till rätt inköp och bokför den automatiskt. Det minskar risken för misstag enormt. Du behöver bara lägga in avtalet en gång. Sedan sköter programmet resten.

Om du inte använder ett sådant system än, gör det manuellt. Men gör det konsekvent. Om du får bonusar från tio leverantörer, behandla alla på samma sätt. Använd alltid samma konto. Dokumentera alltid samma saker. Det gör livet enklare när du ska förklara för Skatteverket senare.

Vad som händer vid en granskning

Skatteverket granskar bonuser för att kolla två saker. Först: är bonusen verklig? Du behöver visa skriftligt avtal. En mail räcker ofta. En faktura med rabatt räcker också. Det måste bara finnas en överenskommelse mellan dig och leverantören. Andra: är bonusen bokförd rätt? Du ska kunna visa dina bokföringsoster och förklara varför bonusen minskar inköpskostnaden.

I värsta fall kan Skatteverket säga att bonusen aldrig fanns. Då blir du skyldig att betala inkomstskatt på beloppet. Du kan också få straffavgift. Därför: dokumentera allt. Det tar fem minuter att spara ett mail från leverantören. Det kan spara dig hundratusen kronor senare.

Praktiska tips för enkelbokförare

Bokföra bonus från leverantör är inte komplicerat. Det finns bara ett par saker att tänka på. Här är vad som fungerar i verkligheten:

• Skapa en egen rad i bokföringen för varje bonus. Inte en rad med fem bonuser blandat.
• Skriv tidigt på vilket inköp bonusen gäller. "Bonus möbler januari" är bättre än bara "bonus".
• Kontrollera att bonusen kommer in på banken innan du bokför. En leverantör kan säga nej senare.
• Använd samma bokförare eller system varje gång. Konsistens är viktigare än perfektion.

Många företagare gör det här fel utan att veta det. De bokför bonusen under övriga intäkter. Eller de glömmer att bokföra den helt. Eller de sparar aldrig avtalet. Nu vet du hur det ska göras. Du ligger redan före många andra.

Med rätt rutin blir bonus från leverantör enkelt att hantera. Det är bara att följa samma steg varje gång bonusen kommer. Snart gör du det utan att ens tänka på det.